Como Fazer um Ofício: Guia Completo para uma Comunicação Oficial Eficaz

Desvendando o Ofício: Sua Importância e Aplicação

O ofício é uma ferramenta de comunicação formal essencial, frequentemente utilizada na administração pública e também em interações entre entidades privadas e órgãos governamentais. Sua principal finalidade é tratar de assuntos de serviço ou de interesse da administração pública, podendo servir para solicitar, requerer, comunicar ou notificar algo de maneira oficial. Compreender como fazer um ofício adequadamente é crucial para garantir a clareza, a formalidade e o registro apropriado de informações importantes.

A Estrutura Fundamental de Como Fazer um Ofício

Para que um ofício cumpra seu papel de forma eficaz, ele deve seguir uma estrutura padronizada. Essa padronização assegura que todas as informações necessárias sejam apresentadas de maneira lógica e acessível. Os elementos essenciais de um ofício, conforme preconizado pelo Manual de Redação da Presidência da República, incluem:

• Cabeçalho: Contém o brasão da República (em caso de órgãos federais) ou o logotipo da instituição, nome do órgão expedidor e, se necessário, órgãos secundários. É utilizado apenas na primeira página.
• Identificação do Expediente: Inclui o tipo de documento (OFÍCIO), número do ofício, ano e sigla do setor que o expede, alinhados à esquerda.
• Local e Data: Devem ser alinhados à direita, informando a cidade e a data de emissão do documento.
• Endereçamento (Destinatário): Informações sobre quem receberá o documento, incluindo o vocativo apropriado, nome, cargo e endereço.
• Assunto: Um resumo conciso do tema tratado no ofício. Deve ser claro e direto para facilitar a identificação do conteúdo.
• Vocativo: Saudação inicial dirigida ao destinatário, utilizando o pronome de tratamento adequado.
• Corpo do Texto: O conteúdo principal do ofício. Deve ser dividido em introdução (apresentando o objetivo), desenvolvimento (detalhando o assunto) e conclusão (reafirmando a posição ou solicitação). A linguagem deve ser formal, impessoal, clara, objetiva e concisa.
• Fecho: Despedida formal, como "Atenciosamente" ou "Respeitosamente", dependendo da hierarquia entre remetente e destinatário.
• Assinatura: Nome e cargo do remetente. Salvo comunicações do Presidente da República, todos os ofícios devem conter a identificação do signatário.
• Identificação do Signatário: Repetição do nome e cargo abaixo da assinatura.

É importante ressaltar que, a partir da segunda página, a numeração das páginas é necessária e deve ser centralizada no rodapé.

A Linguagem e Formalidade em Como Fazer um Ofício

A redação de um ofício exige o uso da norma-padrão da língua portuguesa e uma linguagem estritamente formal e impessoal. Deve-se evitar gírias, coloquialismos e ambiguidades, priorizando a clareza e a objetividade para que a mensagem seja compreendida sem margem para interpretações equivocadas. O Manual de Redação da Presidência da República serve como principal guia para a redação oficial no âmbito federal, estabelecendo os padrões de linguagem e formatação.

Pronomes de Tratamento em Como Fazer um Ofício

A correta utilização dos pronomes de tratamento é um aspecto crucial da formalidade em um ofício. Eles variam conforme o cargo e a hierarquia da autoridade a quem o documento se destina. O Manual de Redação da Presidência da República detalha os pronomes adequados para diversas autoridades. Por exemplo, para o Presidente da República, o tratamento no corpo do texto é "Vossa Excelência". É fundamental consultar o manual para garantir o uso correto. Recentemente, um decreto simplificou o uso de pronomes de tratamento na comunicação com agentes públicos federais, estabelecendo "senhor" ou "senhora" como forma padrão, independentemente do nível hierárquico.

Tipos de Ofício e Suas Finalidades

Existem diferentes tipos de ofício, adequados a finalidades específicas. Alguns dos mais comuns incluem:

• Ofício de Solicitação: Utilizado para requerer algo, como informações, documentos ou serviços.
• Ofício de Comunicação: Tem o objetivo de informar sobre um fato, decisão ou evento.
• Ofício de Requerimento: Similar ao de solicitação, formaliza um pedido a uma autoridade.
• Ofício Jurídico: Utilizado em contextos legais, muitas vezes expedido por autoridades judiciais.
• Ofício Circular: Enviado por um órgão para múltiplos destinatários simultaneamente.
• Ofício Conjunto: Expedido por mais de um órgão para um único destinatário.
• Ofício Conjunto Circular: Combinação dos dois anteriores, enviado por múltiplos órgãos a múltiplos destinatários.

A escolha do tipo de ofício dependerá do objetivo da comunicação.

Como Fazer um Ofício: Padronização e Normas Técnicas

Embora o Manual de Redação da Presidência da República seja a principal referência para ofícios no âmbito do Poder Executivo Federal, em contextos acadêmicos ou técnicos, as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) podem ser relevantes, especialmente para a referenciação de documentos oficiais em trabalhos científicos. O importante é manter a consistência e seguir o padrão estabelecido pela instituição ou contexto em que o ofício será utilizado. O uso de papel timbrado é comum, contendo o identificador do emissor.

O Protocolo de Ofício

O protocolo de ofício é o registro que comprova a entrega e o recebimento do documento pelo destinatário. Ele é fundamental para assegurar que a comunicação foi efetivamente realizada e que o destinatário tomou ciência do conteúdo do ofício, conferindo validade e rastreabilidade ao processo.

Considerações Finais sobre Como Fazer um Ofício

Dominar a arte de como fazer um ofício é uma habilidade valiosa, especialmente para quem lida com a administração pública ou necessita formalizar comunicações importantes. Seguir a estrutura correta, empregar a linguagem apropriada e atentar-se aos detalhes de formatação são passos essenciais para garantir que o seu ofício seja claro, profissional e cumpra seu objetivo com eficácia. A consulta a manuais de redação oficial, como o da Presidência da República, é sempre recomendada para assegurar a conformidade com as normas vigentes.